mercredi 19 décembre 2018
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21 et 22 Septembre 2019

Pour la 18e édition des Mystères de la Cité, la ville de Lescar organise un marché ouvert à tous les métiers et productions existants au moyen âge.

Afin d'organiser au mieux votre accueil à Lescar, merci de retourner le formulaire de réservation dûment complété. Attention : le fait de retourner ce document ne vaut pas acceptation ! Nous vous confirmerons votre inscription par retour de courrier. 

Compte tenu de l’application du Plan Vigipirate, nous vous demandons de respecter scrupuleusement les consignes ci-dessous. Tout manquement à ces dernières entraînera une exclusion ou un refus d’accès au site du village médiéval.

Demande d'inscription

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Village médiéval, Place des rôtisseurs et marché médiéval

Les commerçants, groupements et associations désirant y disposer d'un emplacement devront s'engager sur 2 jours :
- Samedi 21 septembre de 14h à minuit,
- Dimanche 22 septembre de 10h à 18h.

Règlement

Heures d'arrivée et de départ

  • Vendredi 20 septembre : Permanence d’un placier de 18h à 21h.
  • Samedi21septembre :Arrivéedesexposantsimpérativemententre8h30etAucunvéhiculesursiteentre12h00 et minuit.
  • Dimanche22septembre:lesexposantsdoiventêtreenplaceaumoinsunedemi-heureavantl'ouvertureduAucunvéhiculesursite entre 9h30 et

 Le site sera surveillé durant la nuit par des vigiles.

Mise à disposition de l'emplacement

Lors de votre arrivée, vous êtes invités à vous rendre au Quartier Général (voir sa situation sur le plan) où un des responsables du village médiéval vous accueillera. Un placier vous accompagnera ensuite jusqu’à votre emplacement. Il sera votre interlocuteur privilégié.

Les fluides (eau et électricité) sont à la charge de l'organisateur. Un électricien procèdera aux branchements utiles. Vous devrez toutefois veiller à l'éclairage de votre stand pour la nocturne. Chaque exposant devra se munir des rallonges (20 mètres mini) et des multiprises nécessaires à son activité. Eclairage indirect et naturel (bougies, flambeaux…) sont à privilégier : pas de guirlandes multicolores, ni de néons.

A l'issue de la manifestation, les emplacements devront être laissés en parfait état de propreté.

Outre le formulaire de réservation à compléter, il convient de nous faire parvenir :

  • Une photocopie du document certifiant l'inscription au registre concerné attestant le statut d'artiste libre (marché médiéval),
  • Une photocopie de l’attestation de responsabilité civile fournie par votre assurance et un chèque de caution,
  • Des photos permettant d’apprécier le stand médiéval et l’exposant en costume, y compris pour les exposants présents depuis plusieurs années.

Votre candidature ne pourra être examinée et éventuellement retenue qu’après réception de ces différents documents.

Les exposants s'engagent à être présents pendant les deux journées. Le stand est concédé à titre gratuit, cependant un chèque de 100 euros de caution (libellé à l’ordre du « Trésor public ») est demandé pour toute inscription. La gratuité du marché a aussi sa contrepartie.

En cas de désistement non justifié, cette caution sera encaissée. Les intempéries ne constituent pas un cas de force majeure.

Contact

Direction de la Citoyenneté et de la Proximité
Hôtel de Ville – Allée du Bois d’Ariste – CS 70488
64238 Lescar Cedex

Pour le Marché médiéval
Tél. 05 59 81 57 10
marchemedieval@lescar.fr

Pour la Place des Rôtisseurs
Tél. 05 59 81 57 38
sport.loisirs@lescar.fr

Votre stand 

Le succès de la manifestation réside pour une grande partie, dans des exigences de décors, aussi, nous nous réservons le droit de vous demander de modifier votre stand ou de refuser un exposant qui nuirait au contexte.

Obligations liées au contexte :
S'agissant d'un marché médiéval, les commerçants veilleront au respect d'un environnement compatible avec l'époque du Moyen-âge et nous prêterons une attention toute particulière à l’aspect médiéval de leur stand.
De plus, nous privilégierons en priorité les producteurs et artisans. La vente de produits manufacturés de grande distribution est bien évidemment à éviter.
Nous vous demandons de bien vouloir respecter les contraintes techniques suivantes :

  • Pas d'utilisation de matériaux inconnus à cette époque (chrome, acier, toile cirée, plastiques, parasols de foire...)
  •  Utilisation privilégiée de mobiliers et présentoirs en bois, cuir, tissus d'aspect rustique, métaux oxydés, terre cuite, osier et autres tressages, peintures et tapisseries inspirées de l’époque…
  •  Nécessité de masquer ou de calfeutrer (avec tissus ou feuillages) tous les objets trop modernes de votre installation (multiprises, mobilier en plastique, éléments de métal usiné, caisses en plastiques, chromes, mobilier moderne, boites à chaussures, codes-barres, étiquettes sérigraphies, couleurs fluo, etc.)
  •  Les affiches publicitaires, explicatives et autres flyers devront avoir un aspect de parchemin ou de « papier ancien », un aspect « bois » ou un aspect « métal artisanal », en utilisant de préférence des écritures calligraphiées, des lettrines ou des lettrages anciens. Les affiches publicitaires ou explicatives modernes, les flyers en couleur, sont interdits.

Nous invitons également les commerçants à se costumer ou s'habiller de vêtements neutres (lin, coton, laine, cuir...). Les montres et téléphones portables sont à proscrire. Les lunettes sont à éviter dans toute la mesure du possible.

Spécificités liées aux stands de restauration et aux commerces de bouche :
Nous demandons aux commerçants concernés de réfléchir à des procédés n'utilisant pas de vaisselle en plastique blanc. Sont autorisés : serviettes en papier uni (marron ou bordeaux de préférence), papiers kraft, cartons naturels, vaisselles et couverts en bambou ou en terre cuite, toiles de jute, supports en bois, piques en bois, gobelets en carton ou en terre cuite (sauf verres à bière), etc.
Nous leur demandons également de mettre en scène leurs espaces cuisine, en évitant de laisser à la vue du public tous les éléments de type bouteille d'huile, film cellophane ou alu, bouteille de ketchup, etc. Nous vous prions d'accorder un intérêt particulier à la présentation de vos tarifs (à inscrire par exemple sur ardoise manuscrite, bois peint ou gravé). 

Les règles d’hygiène liées à la restauration doivent être respectées (pas d’interruption de la chaine du froid, qualité des aliments vendus…),

Affichage des tarifs :
La vente de vos produits doit être mentionnée de manière claire et précise. De plus, le tarif est déterminé pour toute la durée de la manifestation et il ne peut donc fluctuer en fonction de la fréquentation ou de tout autre élément lié au contexte (conditions météo…).

Stationnement des véhicules 

Il est absolument interdit de stationner dans le périmètre du marché. Un parking réservé aux exposants vous sera proposé. Un badge d’accès à ce parking sera envoyé avec la confirmation d’inscription. 

Présence d’animaux 

Chiens, chats ou tous autres animaux domestiques sont interdits sur le marché. Le placier refusera toute installation si cette condition n’est pas respectée.
Seuls les animaux faisant partie à part entière d’une animation (fauconnerie, animaux de ferme, etc.) pourront être admis sur le site.

Hébergement et restauration

Les frais d’hébergement et de restauration des exposants ne sont pas pris en charge par l'organisateur. Plusieurs points de restauration sur place sont à votre disposition. Pour l'hébergement, nous pouvons vous mettre en rapport avec des hôteliers.

Assurance

Les exposants seront assurés obligatoirement contre tous les dommages. Un justificatif d’assurance sera demandé. La commune de Lescar décline toute responsabilité en cas de vols, de détérioration, ou de pertes ainsi qu'en cas d'intempéries et des conséquences qui en découleraient.
De plus, elle ne pourra pas être tenue responsable de la qualité des produits exposés ou vendus. Enfin, toutes les installations mises en place et utilisées par les exposants devront être conformes aux normes de sécurité en vigueur.

 

Tavernes de la Cité

Samedi 21 septembre

La logistique

La ville fournira :

  • Les tables et chaises nécessaires,
  • L’octroi d’un espace suffisant
  • L’éclairage de la buvette avec fourniture de 2 quartz,
  • Puissance électrique 5 kw
  • Un évier à l’extérieur (eau non potable).

Les associations fourniront :

  • La taverne en respectant le thème de la manifestation
  • Des comptoirs
  • Les appareils de cuisson (crêpières, percolateurs…) et tireuses à boissons,
  • Des rallonges électriques,

La sécurité

  • Une entreprise afin de garantir la sécurité du site avec des vigiles les 20 et 21 septembre
  • Une entreprise pour le gardiennage du site durant les nuits du vendredi 20 septembre,
  • Une association de secourisme le 20 et 21 septembre

L’animation de la taverne

Les associations sont encouragées à créer leur propre animation au sein de leur taverne et autour de l’espace concédé. Cette animation se veut complémentaire et non concurrente à celle initiée par la commune.

Les engagements réglementaires de l’association

L’association s’engage à :

  • Servir des boissons chaudes et fraîches (jus de fruits, sodas, bières, claret, hydromel, hypocras, café, chocolat…) ainsi que des pâtisseries (gâteaux, crêpes…)
  •  Respecter les règles d’hygiène liées à la restauration (respect de la chaine du froid, qualité des aliments vendus…),
  •  Réfléchir à des procédés n'utilisant pas de vaisselle en plastique blanc. Sont autorisés : serviettes en papier uni (marron ou bordeauxde préférence), papiers kraft, cartons naturels, vaisselles et couverts en bambou ou en terre cuite, toiles de jute, supports en bois, piques en bois, gobelets en carton ou en terre cuite, etc.
  •  Mettre en scène la buvette, en évitant de laisser à la vue du public tous les éléments de type bouteille d’huile, film cellophane ou alu, pot de Nutella, etc.
  •  Respecter la réglementation en vigueur pour la protection des usagers (et notamment des mineurs) contre les risques liés à l’abus d’alcool.
  •  Les membres de l’association contribuent par leur vigilance et leur médiation à garantir le bon déroulement de la manifestation.

Affichage des tarifs 

La vente de vos produits doit être mentionnée de manière claire et précise. De plus, le tarif est déterminé pour toute la durée de la manifestation et il ne peut donc fluctuer en fonction de la fréquentation ou de tout autre élément lié au contexte (conditions météo…).

L’association s’engage à :

  • Respecter les règles d’hygiène liées à la restauration (non-interruption de la chaine du froid, qualité des aliments vendus…),
  • Respecter et afficher les tarifs de vente des boissons fixés conjointement par la ville et les associations,
  • Respecter la réglementation en vigueur pour la protection des usagers (et notamment des mineurs) contre les risques liés à l’abus d’alcool.

 

Les membres de l’association contribuent par leur vigilance et leur médiation à garantir le bon déroulement de la manifestation.

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Hôtel de Ville

 

Allée du Bois d’Ariste
CS 70488
64238 Lescar Cedex
Tel. +33 (0)5 59 81 57 00
Fax. +33 (0)5 59 81 57 01

Horaires d’ouverture
Lundi
8h30-12h et 13h30-19h
Mardi au vendredi
8h30-12h et 13h30-17h