Autorisations d'urbanisme
Les autorisations d’urbanisme sont nécessaires avant la réalisation de travaux de constructions nouvelles ou sur des constructions existantes, de changements de destination d’une surface et de travaux d’aménagement.
Les travaux effectués sans autorisation peuvent entraîner des sanctions pénales, civiles et administratives : amende, démolition, remise en état des lieux…
Le service Urbanisme vous informe sur le type d’autorisation nécessaire, réceptionne votre dossier et assure l’instruction de votre demande.
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.
Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Déclaration de l'association (particuliers) (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration (particuliers)
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts (particuliers) modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs (particuliers) modifiés par ordre chronologique.
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
Documents concernant les membres de l'association
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes.
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Documents financiers
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives.
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
Documents concernant les locaux de l'association
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
Factures d'eau |
|
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Conservation des archives
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
Où s’adresser ?
Où s’adresser ?
En résumé
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Documents portant sur la création de l'association | Illimitée |
Documents portant sur le fonctionnement de l'association | Au moins 5 ans |
Documents financiers | Au moins 10 ans |
Documents fiscaux | Au moins 6 ans |
Documents portant sur les personnes de l'association | Variable (entre 1 et 5 ans) |
Documents portant sur les locaux de l'association | Variable (entre 1 an et illimité) |
Où s'adresser ?
Voir aussi...
- Création d'une association (particuliers)
- Évolutions et dissolution d'une association (particuliers)
Références
Code de commerce : article L123-22
Délai de conservation des documents financiers
Livre des procédures fiscales : article L102B
Délai de conservation des documents fiscaux
Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
Code de la sécurité sociale : article L244-3
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie
Code du travail : article R1221-26
Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel
Code du travail : article D3171-16
Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes
Code du travail : article D4711-3
Délai de conservation des déclarations d'accident du travail
Toute apposition, modification ou remplacement (même sans changement des supports existants) d’une enseigne, ainsi que la pose ou le remplacement d’un store banne, ou d’une pré-enseigne doit faire l’objet d’une demande d’autorisation de pose d’enseigne. A noter, constitue une enseigne toute inscription, forme ou image apposée sur un immeuble et relative à l’activité qui s’y exerce.
Pour vous aider dans vos démarches :
Dématérialisation de l’instruction des autorisations d’urbanisme à compter du 1er janvier 2022. Dès à présent vous pouvez déposer votre dossier par voie dématérialisée via le site www.e-permis.fr
Plus d'informations sur notre article https://www.lescar.fr/information-transversale/fil-infos/deposez-vos-dossiers-durbanisme-en-ligne-1163
Six guides illustrés pour vos déclarations préalables de travaux
La communauté d'agglomération Pau Béarn Pyrénées vous propose 6 guides illustrés et un tuto pour vous accompagner pas à pas dans vos demandes préalables de travaux.
Tous les documents sont à retrouver ici.
Le service urbanisme est ouvert au public les jours suivants :
- Lundi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h
- Mardi de 8h30 à 12h
- Mercredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h
- Jeudi de 13h30 à 17h
- Vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h